Para la coordinación de los trabajos, la digitalización es imprescindible en la industria de reparación y mantenimiento de grandes yates
La ingeniera naval Lucía Mingot es la persona designada para implementar los procesos digitales más avanzados en todas las áreas de Astilleros de Mallorca.
La digitalización lleva años introduciéndose en la industria y en la vida cotidiana sin casi darnos cuenta. Enviamos digitalmente presupuestos, facturas, planos o proyectos. Incluso pagamos y cobramos digitalmente. Todo ha ocurrido muy rápido, sin ser del todo conscientes de esos cambios. Ahora, tras esa primera fase, la sobrevenida, llega el momento de pasar a la acción y controlar muy conscientemente el proceso de digitalización.
La estrategia previa, el estudio de necesidades, objetivos y cronología, supuso para Astilleros de Mallorca más de un año de trabajo interdisciplinar por parte de los distintos responsables de área afectados. Finalmente, la ingeniera naval, y Directora de Calidad e Innovación, Lucía Mingot, fue la persona designada para implementar en la empresa el nuevo modelo, el cambio de paradigma.
¿Lucía, qué era la “digitalización de las empresas” hasta hoy?
En la última década los esfuerzos se han centrado en digitalizar documentación en diferentes grados. En décadas anteriores se generalizó el uso de programas de gestión. Cualquier empresa tiene hoy en día un programa, al menos de contabilidad o contrata a un gestor que tiene ese tipo de programa. En cuanto a la digitalización, en su estadio básico, se escanea documentación que se ha generado en papel (informes, registros de datos, documentación técnica), se escanea y se crean bibliotecas digitales. Esas bibliotecas se han ido haciendo mas sofisticadas, permitiendo buscar la documentación no sólo por nombre o posición en una estructura de carpetas sino por metadatos de los documentos, o por el propio contenido del documento. Ha habido avances en los equipos de escaneado que incorporan programas de reconocimiento de texto o de códigos de barra que hacen el proceso de digitalización mas rápido. En un segundo escalón las empresas hemos trabajado en que la documentación sea digital desde origen, estandarizando formularios corporativos disponibles en repositorios comunes que facilitan el guardado de la documentación y la posterior búsqueda. También permiten el tratamiento estadístico de la documentación para tomar decisiones de mejora de gestión. El último paso consiste en completar flujos de trabajo controlados de esa documentación. Los documentos pasan por los diferentes responsables de aportar datos o supervisarlos, el documento esta controlado en todo momento y se agiliza el proceso, se eliminan tareas que aportan poco valor como llevar un expediente de una mesa a otra o comprobar quien tiene un informe y si este está aprobado. En los últimos años los smartphones han irrumpido con capacidades de digitalización y reconocimiento de códigos inmediatas y al alcance de cualquiera.
¿En qué punto se encuentra actualmente Astilleros de Mallorca?
Nosotros tenemos consolidado el uso de programas de gestión desde hace décadas y la documentación esta digitalizada. Disponemos de gestores documentales con flujos de trabajo electrónicos y la documentación es digital desde inicio entre el personal de oficina. Hemos ido aprovechando e incorporando a nuestra gestión diferentes herramientas que da el mercado: app’s, planificadores online, tableros Kanban, herramientas de ticketing para gestión de incidencias.
¿Cuál es el siguiente paso en la digitalización de los procesos?
Recientemente hemos realizado un esfuerzo de unificación de programas de gestión (Llamados comúnmente ERP- Enterprise Resource Planning) para incorporar en una única plataforma la gestión de las reparaciones, la contabilidad, la gestión de calidad, y la comunicación con clientes y proveedores. Hay un punto de equilibrio difícil de encontrar en la unificación. Tener un solo gestor elimina la doble imputación, sin embargo, un programa especializado en la gestión de documentación es siempre mejor que un ERP que incorpora gestión documental. En algunos puntos del proceso la mejor opción es la integración.
Por otro lado, estamos trabajando para dotar al personal de taller de herramientas cómodas en itinerancia para que la gestión esté también digitalizada e integrada desde el primer minuto con el resto de la compañía. Herramientas como Whatsapp o app’s que permiten calcular online pares de apriete o secciones de cable son comúnmente usadas por nuestro personal. Pero en la miríada de app’s disponibles nunca hay una que se adapte a una empresa compleja como la nuestra. Nuestro nuevo ERP ya incorpora una APP para gestión del taller en la que los operarios reciben sus Ordenes de Trabajo, pueden reportar el tiempo dedicado a cada tarea, subir fotos y rellenar formularios digitales. Además tienen acceso a la documentación histórica del sistema en el que están trabajando.
¿Qué medidas digitales son específicas de la industria náutica?
En nuestro subsector de reparación necesitamos herramientas de gestión de mantenimiento adaptadas a la realidad actual. Que permitan planificar operaciones de mantenimiento preventivo, o que recopilen información para el mantenimiento predictivo y para los yates mas avanzados, los de construcción mas reciente, permitan conectarse mediante IoT (internet de las cosas) y adquirir datos de proceso (revoluciones a las que gira una máquina, potencia que se esta consumiendo, temperatura del proceso, etc.) Todos esos datos ayudan a gestionar de un modo mas eficiente el mantenimiento y reparación de los equipos a bordo. Permiten disponer de un historial para tomar las decisiones correctas a la hora de reparar un equipo o sustituirlo y disminuyen el riesgo de fallo.
¿Qué precisan las empresas que trabajan en el sector para poder interactuar?
Necesitamos acceso a internet de calidad y a buen precio. En la zona en la que estamos en el puerto no hemos tenido fibra hasta hace dos años, afortunadamente ahora disponemos de ella y el abanico de posibilidades ha crecido. Por primera vez hemos podido plantearnos disponer de un ERP en nube que permite a nuestra gente acceder a los sistemas en remoto con facilidad. La red móvil se saturaba durante los veranos en la época pre-covid ralentizando las comunicaciones. Los operadores han ido aumentando la cobertura en la zona y no deberían dejar de hacerlo en el futuro.
También necesitamos apoyo, los proyectos de digitalización conllevan muchos gastos, y requieren de una dedicación que puede convertirse en incompatible con el trabajo del día a día. Programas de apoyo a la digitalización como el lanzado por el IDI recientemente ponen a las empresas en contacto con consultores expertos. Las subvenciones para la adquisición de estas herramientas aceleran nuestra capacidad de adaptación a nuevas tecnologías que pronto se quedan obsoletas.
Astilleros de Mallorca alcanza su “Fase 2”
¿Alguna sugerencia para pequeñas empresas que estén iniciándose en este proceso?
Las empresas pequeñas que se centran en un servicio muy concreto tienen más fácil encontrar en el mercado una solución muy adaptada a sus requerimientos. Aun así, contar con un experto para ayudarnos a decidir es bueno, disminuye el riesgo de equivocación en una decisión tan crucial como el programa que nos va a acompañar durante unos años. Gestionar el cambio es también importante, los cambios de procesos son difíciles porque a los seres humanos nos cuesta cambiar. Sobre todo si no vemos una recompensa inmediata. El aprendizaje de las herramientas informáticas es cada vez más rápido, pues son más intuitivas que hace unos años, pero aun así cuando el proceso es complejo el ERP también lo es, por la gran cantidad de variantes y opciones a contemplar. Por eso es fundamental que desde el principio sepamos qué necesita cada uno de nuestros trabajadores, contando con ellos en el rediseño de cada proceso.
Palma 27/02/2021
